Az alábbiakban összegyűjtöttük a leggyakrabban felmerülő kérdéseket és válaszokat az utazásszervezéssel kapcsolatban. Célunk, hogy gyorsan és hatékonyan megtalálja a szükséges információkat, ezzel is segítve a zökkenőmentes utazási előkészületeket és magát az utazást. Ha Ön is utazást tervez, vagy már részt vesz egy szervezett programban, itt gyorsan megtalálhatja a legfontosabb információkat. 
Kérjük, mielőtt felvenné velünk a kapcsolatot, tekintse át az alábbi kérdéseket és válaszokat. Reméljük, itt választ talál kérdéseire! Ha mégsem, vagy további segítségre van szüksége, ne habozzon felvenni velünk a kapcsolatot a munkatársunktól kapott emailben található elérhetőségeken vagy ezen az oldalon található elérhetőségeinken.

Igénylés

   • Hogyan tudom elindítani az utazási igényem ügyintézését?

A mindenkor hatályos Kiküldetési szabályzatban szereplők szerint szükséges az ügyintézés elindítása. Az ügyintézéshez a szabályzat mellékletét képező, itt a honlapon is elérhető Igénybejelentő nyomtatványt szükséges benyújtani az utazas@pte.hu e-mail címre, melyhez kötelező csatolni a teljes körűen kitöltött és aláírt P31-es nyomtatványt és 2. sz. mellékletben szereplő nyilatkozato(ka)t szkennelve. Az utazási igényeket az utaztatási csoport ügyintézői dolgozzák fel és felveszik a kapcsolatot az utassal/ igénylővel.

   • Milyen dokumentumokra van szükség a foglalások indításához? 

Az igényelt szolgáltatások lefoglalásához a mindenkor hatályos Kiküldetési szabályzatban előírt iratok megléte szükséges. Ezek jelenleg a Kiküldetési rendelvény (P31), a 2.számú melléklet (Nyilatkozatok), az Utazási igénybejelentő és a kiküldetést alátámasztó meghívólevél, szakmai anyag.

   • Kinek a feladata az Utazási igénybejelentő kitöltése, az aláírások beszerzése? 

Az Utazási igénybejelentőt az utazónak saját magának kell kitöltenie saját adataival és az igényelt szolgáltatásainak részleteivel. Az utazó nevében, érvényes meghatalmazás birtokában bárki kitöltheti azt az adatvédelmi szabályok betartásával. Az Utazási igénybejelentő benyújtásakor az utazó/ kitöltő felel a megadott adatokért. A szolgáltatások megrendelése és a foglalások a megadott adatok alapján történnek. Az online igénybejelentőben szereplő adatok helyességéért a bejelentkezett kitöltő személy vállalja a felelősséget. A nyomtatott igénybejelentőn szereplő adatok helyességért az utazó az aláírásával vállal felelősséget. A kiküldetéshez szükséges – a mindenkor hatályos Kiküldetési szabályzatban előírt dokumentumok aláírásával történő – jóváhagyások megszerzése a kiküldő és kiküldött felelőssége.

   • Kitől kérhetek segítséget az Utazási igénybejelentő kitöltésében?

Az utazási igénybejelentő kitöltésében az utaztatási csoport munkatársaitól kérhető segítség, a Kapcsolat menüpontban megadott elérhetőségek valamelyikén.

   • Kapok visszaigazolást a foglalás után?

Minden foglalásról az utazási irodák vouchert állítanak ki, melyet az utazást kezelő utazási ügyintéző küldd meg az utazó megadott email címére. Kérjük a megadott email címeket pontosan megadni és ellenőrizni.

   • Mi történik, ha nem kapok visszaigazoló e-mailt? 

Amennyiben nem kapott visszaigazolást, úgy kérjük ezt jelezze az utazas@pte.hu email címen, vagy keresse munkatársainkat a Kapcsolat menüben megadott elérhetőségek valamelyikén.

   • Le tudom mondani vagy módosítani a foglalásomat?

Visszamondási, vagy módosítási igény esetén, kérjük haladéktalanul keresse meg az utazási ügyintézőt, aki az utazásával kapcsolatban egyeztetett Önnel. Amennyiben még nem került sor egyeztetésre, úgy igényét az utazas@pte.hu email címre küldje.

   • Indíthatok utazási ügyintézést teljeskörűen aláírt dokumentáció hiányában? Aláírt P31 nélkül lehet foglalni?

A mindenkor hatályos Kiküldetési szabályzat, valamint Gazdálkodási és kötelezettségvállalási szabályzat tartalmazza a kiküldetéshez kapcsolódó jóváhagyások és dokumentációk meglétének feltételeit. A kiküldetéshez kapcsolódóan érvényes megrendelést, csak jóváhagyott kiküldetési rendelvény és írásos kötelezettségvállalás birtokában tehető.

   • Az utazásomhoz kapcsolódó tételek közül mit kötelező az Utaztatási Csoporton keresztül intéznem?

A nemzetközi kiküldetések és hivatali utazásokra vonatkozóan a közbeszerzési törvény alapján a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által megkötött keretmegállapodás alapján szükséges közbeszerzés keretében megrendelést eszközölni. A keretmegállapodás keretében történő beszerzésbe értendő termékek definícióját a 6/2022. (VIII. 31.) PM utasításnak a 6. melléklete tartalmazza, mely röviden: repülőjegy, szállás, nemzetközi vonat- /busz- /hajó- és kompjegy, autóbérlés, utasbiztosítás, vízumügyintézés, repülőtéri transzfer, konferencia regisztrációval kapcsolatos szolgáltatások.

   • Miért térnek el az árak a közbeszerzési rendszeren kapott ajánlat és az interneten található árak között? (booking, skyscanner stb.)

A megrendelések (foglalások) a Központi Kormányzati Utaztatási Portálon történnek, mely egy internet alapú, foglalási rendszerhez és utazási adatbázisokhoz kapcsolt, utaztatási szolgáltatás beszerzését biztosító szoftver. Egyes szolgáltatók az áraikat a nemzetközi utazási adatbázisokon saját, egyedi árképzéseik alapján tüntetik fel, melyekhez kapcsolt különböző közvetítők szintén saját egyedi árképzéssel közvetítői, szolgáltatási díjat számolnak fel. Ezen kívül egyes szolgáltatók saját értékesítési csatornáikon eltérő árakat is képezhetnek, illetve egyes közvetítőkkel külön megállapodások alapján is képezhetnek egyedi árakat. A keretmegállapodás keretében az 5. pontjában rögzített közbeszerzési díj és 2. számú mellékletében rögzített szolgáltatási díj kerül felszámolásra a szolgáltatók által a nemzetközi utazási adatbázisokon hirdetett árakhoz.

Utazási információk

   • Szükségem van-e vízumra az utazás megvalósításához? 

Az utazáshoz szükséges feltételek, tudnivalók és kötelezettségek ellenőrzése és teljesítése az utazó egyéni felelőssége. Kérjük, hogy minden esetben tájékozódjon a Konzuli Szolgálatnál az adott országba történő beutazás feltételeiről, tudnivalóiról és kockázatairól.

   • Mi a teendő, ha probléma merül fel egy adott szolgáltatás során? (pl. lekésem a járatomat, elveszett/megrongálódott csomag, késik a transzfer, nem kapom meg/nem a megrendelt szobát kapom, késik a transzfer, stb.)

Minden esetben fontos, hogy az adott szolgáltatónál jelezze a panaszát, észrevételét és kérje annak írásba foglalását. E mellett a fotók további megerősítésül szolgálnak, ezért kérjük lehetőség szerint készítsen fotókat. Későbbi kártérítés, kárenyhítés, vagy bármilyen eljárás sikeressége múlik azon, hogy van-e írásos nyoma egy adott panasznak, problémának. Panaszt, észrevételt akkor tud tenni, ha Önnél van a voucher, mely tartalmazza a szolgáltatás igénybevételére való jogosultságát, ezért kérjük mindig legyen Önnél elektronikus vagy nyomtatott formában. Amennyiben a szolgáltató megtagadja az írásos rögzítést, akkor mindenképpen készítsen fotókat, esetleg videófelvételt. Amennyiben nem rendezhető a probléma megnyugtatóan, kérjük, hogy a voucheren szereplő telefonszámokon kérjen segítséget. Elsősorban az ügyfélszolgálati telefonszámon munkaidőben, vagy munkaidőn kívül az ügyeleti telefonszámon. Amennyiben továbbra sem sikerül rendezni az adott problémát, úgy a konzuli szolgálattól és/vagy az esemény természetétől függően az utasbiztosítási kötvényen szereplő asszisztenci/ kárbejelentő telefonszámon kérhet segítséget. A konzuli segítség érdekében rendkívül fontos, hogy előzetesen (a kiutazást megelőzően) regisztráljon a Konzuli Szolgálat honlapján.

   • Mikor kapom meg az utazási dokumentumokat?

Az utazási dokumentumokat az utazási ügyintéző a foglalást követően küldi meg az utazó számára az igénybejelentőben megadott email címre. Az igénybejelentőben szereplő szolgáltatások megrendelése és lefoglalása során az ügyintéző egyeztetéseket kezdeményez az utazóval, mely során megtörténik az emailes kapcsolatfelvétel. Amennyiben kérdése, észrevétele van az igényelt szolgáltatásokkal kapcsolatban forduljon az utazási ügyintézőhöz.

Regisztrációs díj

   • Mit kell küldenem a regisztrációhoz és miért?

A regisztrációs díjak beszerzésekor három alapvető típus szokott előfordulni. Amennyiben ettől eltérő igény merül fel, vagy további kérdése van, kérjük keresse munkatársainkat a Kapcsolat menüben szereplő elérhetőségek valamelyikén. 
1. A regisztrációhoz nem szükséges online fiók létrehozása. Ekkor kérjük küldje meg a regisztrációhoz szükséges adatokat az igénybejelentővel és az utazási iroda fogja a regisztrációs díjat megfizetni a konferencia szervezők részéről megküldött számla alapján.
2. Online regisztráció, amikor a regisztrációs adatok elmenthetők egy fiókban, későbbi fizetés érdekében. A konferencia honlapján a résztvevő (utazó) tud regisztrálni felhasználó névvel és jelszóval. Ekkor kérjük töltse ki a regisztrációs űrlapot és az igénybejelentővel együtt adja meg a számlakéréshez szükséges azonosító adatokat (pl. felhasználónév). Az ügyintézés során az utazási ügyintéző felveszi a résztvevővel (utazóval) a kapcsolatot a regisztrációs fiókban elmentett adatok közül a díjfizetéshez szükséges információk egyeztetése érdekében.
3. Online regisztráció, amikor a regisztrációs folyamat csak fizetéssel zárulhat. A résztvevő (utazó) a konferencia honlapján lévő regisztrációs űrlap kitöltéséhez szükséges adatokat adatkezelési hozzájárulás keretében biztosítja a közbeszerzés során kiválasztott utazási iroda számára, aki a résztvevővel (utazó) együttműködve biztosítja a regisztrációs díj megfizetését a regisztrációs folyamat során.
Online regisztrációk minden esetében kérjük a tisztelt utazókat, hogy amennyiben kap visszaigazoló emailt a saját email címére, szíveskedjék megküldeni az igénybejelentő mellékleteként, vagy a kijelölt utazási ügyintézőnek.

   • Miért kell a regisztrációs díjat is közbeszerzéssel megfizetni?

A regisztrációs díjnak a központosított közbeszerzési eljárás keretében történő beszerzését a 6/2022. (VII. 31.) PM utasítás az országosan kiemelt termékekre vonatkozó állami normatívákról tartalmazza definíció keretében, mely azonban visszamutat a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletre (Rednelet). A Rendelet és PM utasítás alapján a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (KEF) írja ki és kezeli a vonatkozó közbeszerzési eljárásokat, így az itt releváns KM01NKUT24 azonosítójú keretmegállapodást (KM) is. A Rendeletet a Kormány a közbeszerzési törvényben (Kbt) kapott felhatalmazás alapján hirdette ki.

Szállás

   • Milyen típusú szállásokat kínálnak? Megadhatok konkrét szállásalternatívát?

A Központi Kormányzati Utaztatási Portálon a nemzetközi utazási adatbázisokon hirdető szállásadók érhetők el. Általánosságban elmondható, hogy a szállodák mind hirdetik a szobáikat a portálon, továbbá a nagyobb forgalmat bonyolító panziók, vendégházak is. Amennyiben egy konkrét szállás igénybevétele szükséges, akkor kérjük jelezze az igénybejelentőben megjelölve annak objektív indokát, úgymint az adott konferencia, rendezvény természetéből (pl. helyszín, időbeosztás, stb.) adódó külső körülmény.

   • Mi a teendő, ha az általam megadott szállás nem foglalható a közbeszerzési rendszeren?

Amennyiben nem elérhető a részvételhez szükséges szállás, úgy az utazási ügyintéző ezt emailben jelezni fogja és egyeztetést kezdeményez a továbbiakról.

   • Lehet különleges kérést jelezni (pl. vegetáriánus étkezés, akadálymentes szoba)?

Igen. Kérjük, hogy minden igényét szíveskedjék jelezni az igénybejelentőben. A megrendelések és foglalások az igénybejelentőben megadott adatok alapján történnek.

   • Mikor lehet bejelentkezni a szállodába? Mikor kell jeleznem a korai/késői érkezést vagy kijelentkezést?

A szállásadók többsége délután 14:00 utáni bejelentkezést és délelőtt 10:00 előtti kijelentkezést ír elő a saját üzletszabályzatában, de természetesen ez szállásadónként eltérő. Kérjük, hogy az igénybejelentőben jelezze a tervezett bejelentkezési és kijelentkezési időpontokat a saját érdekében, ugyanis egyes szállásadók csak korlátozott időszakokban működtetnek recepciót.

   • A szállásadó kauciót (deposit) akar levonni a számlámról, miért?

Egyes szállásadók a saját üzletszabályzatukban előírhatnak kauciót, mely nem képezi részét a foglalásnak. Ilyen típusú eljárások jellemzően Európán kívüli desztinációk esetén fordulnak elő, kérjük ilyen esetekben alaposan tájékozódjanak előzetesen. A voucheren lévő információs blokk mindig tartalmazza az adott szolgáltató főbb üzleti feltételeit, kérjük alaposan tanulmányozza azt. Amennyiben a szállás előír kauciót, úgy az (a szolgáltatást igénybevevő) személyhez kötődő, ezért kizárólag személyesen a bejelentkezéskor zárolható, melyet a kijelentkezéskor – amennyiben az igénybevett szolgáltatás során probléma nem merült fel – a szolgáltató felold.

   • Az idegenforgalmi adót nekem kell kifizetnem? Elszámolható utólagosan?

A szállásokhoz kapcsolódó kiegészítő szolgáltatások és kiemelten az idegenforgalmi adó mindig a tényleges igénybevételkor, azaz a helyszínen fizethető meg. Ezek előzetes megfizetése nem lehetséges, tekintettel, hogy a tényleges igénybevételhez kapcsolódnak.
Az idegenforgalmi adó adott esetben, csakúgy, mint más felmerült jogosult költség utólag elszámolható, az egyetem nevére kiállított szabályos számla ellenében. A költség jogosultságát a Kiküldetési szabályzat és a kiküldetés forrásául szolgáló pénzügyi alap (pl. pályázat) elszámolási szabályzata tartalmazza.

   • A parkolási díjat miért nekem kell kifizetnem? Elszámolható utólagosan?

A szállásokhoz kapcsolódó kiegészítő szolgáltatások és kiemelten a parkolási díj mindig a tényleges igénybevételkor, azaz a helyszínen fizethető meg, jellemzően időalapon (pl. óránként). Ezek előzetes megfizetése nem lehetséges, tekintettel, hogy a tényleges igénybevételhez kapcsolódnak.
A parkolási díj adott esetben, csakúgy, mint más felmerült jogosult költség utólag elszámolható, az egyetem nevére kiállított szabályos számla ellenében. A költség jogosultságát a Kiküldetési szabályzat és a kiküldetés forrásául szolgáló pénzügyi alap (pl. pályázat) elszámolási szabályzata tartalmazza.

Repülőjegy

   • Milyen poggyászra vonatkozó előírások léteznek?

A poggyászokra vonatkozó előírások légitársaságonként eltérőek. Általánosságban elmondható, hogy három alapvető kategória létezik a poggyászok tekintetében: kézipoggyász, nagy kézipoggyász (kabin bőrönd) és feladandó poggyász. Fontos, hogy minden esetben jelezze az igénybejelentőben, hogy milyen poggyász(oka)t szeretne vinni magával. A poggyász kategóriájának meghatározása mindig a dimenziói (külső méretei és súlya) alapján történik. Amennyiben ezek alapján nem tudja behatárolni a kategóriát, kérjük jelezze a  poggyász(ok) dimenzióit az igénybejelentőben és az utaztatási ügyintéző egyezteti Önnel a kategóriára vonatkozó feltételeket az adott légitársaság vonatkozó üzletszabályzata alapján.

   • Van-e lehetőség speciális szolgáltatás igénybevételére a repülőjegyhez (pl. túlméretes csomag, ülőhelyválasztás, elsőbbségi beszállás/Priority, gyorsított ellenőrzés/Fast Track stb.)

Bármilyen speciális igényét kérjük, hogy részletesen fejtse ki az utazási igénybejelentőben. Az adott igény megrendelése többletköltséggel járhat, így az adott költség jogosultságát az utazó minden esetben ellenőrizni köteles a Kiküldetési szabályzatban és a kiküldetés forrásául szolgáló pénzügyi alap (pl. pályázat) elszámolási szabályzatában.

   • Kinek a feladata a repülőjáratra vonatkozó bejelentkezés /check-in? Kihez fordulhatok, ha nem sikerül a check-in?

A repülőjáratra történő előzetes bejelentkezés (check-in) minden esetben az utas személyes felelőssége, és csak a személyes beazonosítással, személyes adatainak megadásával végezhetó el. Ezért kiemelten fontos, hogy mindig tájékozódjon az adott légitársaságnak az előzetes bejelentkezésre (check-in) vonatkozó előírásairól. A voucher tartalmazza a bejelentkezésre (check-in) vonatkozó előírásokat és határidőket, kérjük alaposan tanulmányozza a vouchert. Bármilyen kérdése esetén munkaidőben keresse a voucheren szereplő ügyfélszolgálatot, vagy munkatársainkat.

   • Melyik légitársaságnál hogyan kell elvégezni a check-int?

A repülőjáratra történő előzetes bejelentkezés (check-in) légitársaságonként eltérő, a saját üzletszabályzatuk alapján lehet szükséges, ezért kiemelten fontos, hogy mindig tájékozódjon az adott légitársaság előírásairól. A voucher tartalmazza a bejelentkezésre (check-in) vonatkozó előírásokat és határidőket, kérjük alaposan tanulmányozza a vouchert. Bármilyen kérdése esetén munkaidőben keresse a voucheren szereplő ügyfélszolgálatot, vagy munkatársainkat.

Transzfer

   • Kinek a nevét és telefonszámát kell megadnom a „probléma esetén értesítendő személy” résznél?

Minden esetben azt a saját elérhetőségét adja meg, mely önnél lesz az utasfelvétel időpontjában, mert ez az adat a transzfert biztosító autó sofőrje számára kerül átadásra a közlekedési, forgalmi, stb helyzetekből adódó egyeztetések, kommunikáció biztosítása érdekében.

   • Kell-e jeleznem a csomagom mennyiségét/méretét a transzfercégnek?

Kérjük, hogy mindenképpen szíveskedjék jelezni a csomagjainak mennyiségét és dimenzióit a transzferigénylés során is, a későbbi kellemetlenségek elkerülése érdekében.

   • Mi a teendő, ha nem kapok értesítést (SMS, email) a transzfercégtől?

Elsősorban a transzfercéget keresse a voucheren szereplő elérhetőségeken: telefonszám vagy eamil. Némely külföldi (Európán kívüli) transzfercég esetén több elérhetőség is meg van adva, úm. közvetlen szám és központi ügyeleti szám. Először a közvetlen számot azután a cég központi ügyeletét/ ügyfélszolgálatát érdemes keresni. Amennyiben ezek sem adnak megoldást, úgy az utazási iroda 24 órás ügyeleti telefonszámán tud segítséget kérni, melyet a voucher kiküldését tartalmazó emailben talál.

Autóbérlés

   • A bérbeadó kauciót (deposit) akar levonni a számlámról, miért?

Autóbérlés esetén szinte minden esetben szükséges a bérlés idejére kauciót adni, mely nem képezi részét a foglalásnak, ezért kérjük készüljön fel az ehhez szükséges feltételek biztosításával és előzetesen tanulmányozza a bérlőcég üzletszabályzatának a kaucióra vonatkozó feltételeit. A kauciót jellemzően hitelkártyazárolással fogadják el, ezért kérjük készüljön fel, hogy erre alkalmas, megfelelő hitelkártyát tudjon biztosítani a helyszínen. Kérjük, hogy a kaució meglétéről és összegéről alaposan tájékozódjanak előzetesen, ugyanis az autót csak a kaució sikeres zárolását követően fogják átadni. A voucheren lévő információs blokk mindig tartalmazza az adott szolgáltató főbb üzleti feltételeit, kérjük alaposan tanulmányozza azt. Amennyiben kaució szükséges, úgy az kizárólag személyesen az autó átadásakor zárolható, melyet az autó visszaszolgáltatásakor  – amennyiben az igénybevett szolgáltatás során probléma, nem merült fel – a szolgáltató felold.

   • Lehet-e konkrét autót választani előzetesen?

Bármilyen speciális igényét kérjük, hogy részletesen fejtse ki az utazási igénybejelentőben. Az adott igény megrendelése többletköltséggel járhat, így az adott költség jogosultságát az utazó minden esetben ellenőrizni köteles a Kiküldetési szabályzatban és a kiküldetés forrásául szolgáló pénzügyi alap (pl. pályázat) elszámolási szabályzatában.

Vonat/busz/hajó/komp

   • Belföldi vonatjegyet/buszjegyet megvehetem magamnak?

Amennyiben nem külföldi kiküldetéshez, nemzetközi utazáshoz kapcsolódó menetjegyet vásárolna, úgy azt az egyetem Beszerzési szabályzata alapján szükséges megvásárolnia. A közbeszerzési törvény alapján a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által megkötött keretmegállapodás alapján szükséges közbeszerzés eljárás keretében történő megrendelés kizárólag a külföldi kiküldetéshez, nemzetközi utazáshoz kapcsolódó menetjegyekre vonatkozik. A keretmegállapodás keretében történő beszerzésbe értendő termékek definícióját a 6/2022. (VIII. 31.) PM utasításnak a 6. melléklete tartalmazza, mely röviden: repülőjegy, szállás, nemzetközi vonat- /busz- /hajó- és kompjegy, autóbérlés, utasbiztosítás, vízumügyintézés, repülőtéri transzfer, konferencia regisztrációval kapcsolatos szolgáltatások. 

   • Mit tegyek, ha lekéstem a vonat csatlakozást?

Minden esetben fontos, hogy az adott szolgáltatónál (vasúttársaság) jelezze a panaszát, észrevételét és kérje annak megoldását. Európában jellemzően a menetjegyek felhasználhatók egy következő járat igénybevételére, miután azt az adott vasúttársaság (busz, hajó, stb) felé jelezte és érvényesítették. Amennyiben nem rendezhető a probléma megnyugtatóan, kérjük, hogy keresse az utazási iroda 24 órás ügyeleti telefonszámát, melyet a voucher kiküldését tartalmazó emailben talál. Amennyiben a késés nem Önnek felróható okból történt, úgy kérje a panasza, észrevétele írásba foglalását a vasúttársaságtól (busz, hajó, stb). Sikertelenség esetén a voucheren szereplő telefonszámokon kérjen segítséget (ügyfélszolgálat munkaidőben, vagy ügyeleti szám azon kívül). Amennyiben továbbra sem sikerül rendezni az adott problémát, úgy a konzuli szolgálattól és/vagy az esemény természetétől függően az utasbiztosítási kötvényen szereplő asszisztencia/ kárbejelentő telefonszámon kérhet segítséget. A konzuli segítség érdekében rendkívül fontos, hogy előzetesen (a kiutazást megelőzően) regisztráljon a Konzuli Szolgálat honlapján.

Biztosítás

   • Köteles vagyok-e utasbiztosítást kötni?

Külföldi kiküldetésen, hivatalos külföldi utazáson kizárólag akkor vehet részt, ha rendelkezik az adott utazásra érvényes utasbiztosítással. Az igénylése során a Kiküldetési szabályzatban szereplő előírásoknak megfelelően nyilatkoznia kell, hogy rendelkezik-e utasbiztosítással és amennyiben nem, úgy köteles annak megkötését igényelni az utaztatási csoporttól.

   • Mit tartalmaz az utasbiztosításom?

Az utasbiztosítás pontos tartalmát a kötvény tartalmazza. A kötvény melléklete az általános szerződési feltételek, melyek a biztosítással kapcsolatos általános tudnivalókat tartalmazzák, úgymint kárrendezési eljárás részletes leírása. Általánosságban az utasbiztosítások baleset, betegség és poggyászbiztosításokat tartalmaznak, melyek részleteikben egymástól eltérőek. Alapesetben – amennyiben külön igény nem kerül megfogalmazásra – az Európai Unión belül az alapfedezetet nyújtó biztosítások, az Európai Unión kívül emelt fedezetet nyújtó biztosítások kerülnek megkötésre a keretmegállapodásban szereplő ajánlatértékelésre vonatkozó előírások mentén. Amennyiben különleges, vagy egyéni igényei vannak a fedezetekre vonatkozóan, kérjük, hogy részletezze az utazási igénybejelentőben, megjelölve az igény objektív indokát.

   • Külföldi utas számára köthető-e utasbiztosítás? / Beutazó vendég számára köthető-e utasbiztosítás?

Utasbiztosítás kizárólag érvényes magyaroroszági társadalombiztosítással (magyar TAJ számmal) és Magyarországon bejegyzett állandó lakcímmel rendelkező személy számára köthető, amennyiben Magyarországról külföldre utazik. Az utasbiztosítás érvényessége alapesetben a határon történő kilépéstől a határon történő belépésig, de legfeljebb a kötvényen szereplő időtartam alatt tart. Minden utasbiztosítási kötvény mellé tartozik egy általános szerződési feltétek is, mely az adott biztosítás hatályát részletesen szabályozza, kérjük, hogy gondosan tanulmányozzák át az utazás megkezdése előtt. Magyarországon élő, külföldi állampolgároknak a külföldi utazásaik során is a fentiek érvényesek, kivéve az állampolgárság szerinti országba történő utazást, melyre vonatkozóan érvényes utasbiztosítás jellemzően nem köthető.
Külföldről Magyarországra történő utazásokhoz kapcsolódóan utasbiztosítás megkötésére a keretmegállapodás keretében nincs lehetőség. Ilyen típusú utasbiztosítások jellemzően a beutazó anyaországa szerinti biztosítótársaságok kínálatában találhatók, vagy egyéb nem-utazási biztosítási termékek kínálatait érdemes keresni és a beszerzést a Beszerzési szabályzatnak megfelelően intézni.

   • Mit tartalmaz a repülőjegy biztosítás (repülőjegyhez kapcsolódó útlemondási biztosítás)?

A repülőjegybiztosítás egy útlemondási biztosítás specifikusan az adott repülőjegyhez kapcsolódóan, mely a repülőjegy árának visszatérítésére jogosít, ha az utazás váratlan okokból elmarad. A repülőjegy biztosítás csak előre nem ismert okból bekövetkező fel nem róható esetekben téríti meg a repülőjegynek kizárólag azon részét, melyet a légitársaság nem térít meg. Ilyen esetek tipikusan az utazás elhalasztását, meghiúsulását okozó egészségügyi és baleseti ellátások saját vagy közeli hozzátartozó esetén. Tipikusan nem térítik meg a biztosítók a megtagadott beszállás, járatkésések, járattörlés vagy preferenciák megváltozása miatti (pl. megváltozott időbeosztás, üzleti érdek, transzfer késedelem, stb) meghiúsulást.

   • Jár-e külföldön egészségügyi ellátás, hatósági védelem?

Minden külföldi utazás előtt tájékozódjon a fogadó országban érvényes egészségügyi ellátásokról és érvényes hatósági védelemről. Erről részletes információkat Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő és a Konzuli Szolgálat honlapján talál. Minden esetben regisztrálja külföldi tartózkodását a Konzuli Szolgálatnál. Amennyiben nem várt esemény következik be utazása, kinn tartózkodása során, akkor az alábbi sorrendben kérjen segítséget az esemény súlyától függően: az adott szolgáltató (légitársaság, repülőtér, vasúttársaság, szállás, transzfercég, stb), az utazási iroda ügyfélszolgálati időben vagy a voucheren szereplő ügyeleti telefonszám 0-24 órában, a Konzuli Szolgálat, az utasbiztosítási kötvényen szereplő asszisztencia/ kárbejelentő ügyeleti telefonszám.
    
Együtt utazó családtag

   • Kell-e jeleznem, ha csatlakozik nem egyetemi polgár utasként?

Mindenképpen jelezze, amennyiben szeretne a szálláson, járatokon együtt, közösen vagy meghatározott elrendezésben utazni. Ilyenkor a közbeszerzésen nyertes utazási iroda fogja közvetlenül felvenni a kapcsolatot Önnel vagy a csatlakozó utassal, hogy a lehető legjobb elrendezések, szobabeosztások kerüljenek kialakításra.

Az igénybejelentőben kérem pontosan tüntesse fel a csatlakozó utasok számát és azt az elérhetőséget, amelyen az utazási iroda egyeztethet a részletekről (pl. telefonszám, email)

   • A csatlakozó utas(ok) költségét hogyan kell, lehet rendezni?

A foglalások során a közbeszerzésen nyertes utazási irodával tudják a részleteket egyeztetni. A csatlakozó utasok esetén az utazási költséget saját maguknak kell viselni, a foglalások és fizetések során az egyetem nem vesz részt a folyamatban.

Egyéb külföldön felmerült költségek elszámolása

   • Milyen külföldön felmerült költségek számolhatók el? Mire van szükség az utólagos kifizetéshez? (pl. tömegközlekedés, étkezés stb.)

A kiküldetéshez kapcsolódóan helyben felmerült költségek elszámolását a mindenkor hatályos Kiküldetési szabályzat rögzíti tételesen, mely elérhető az egyetemi szabályzatok között. Ezen túlmenően az adott utazást finanszírozó pénzügyi alap (pl. pályázat) szabályzatai és előírásai érvényesek, melyek szigorúbbak lehetnek. Kérjük minden esetben az utazás megkezdése előtt tanulmányozza át a költségek megtérítésének feltételeit és lehetőségét.

Kapcsolat és ügyfélszolgálat

   • Hogyan vehetem fel a kapcsolatot az utazási irodákkal?

A közbeszerzésen nyertes utazási iroda minden szolgáltatásról vouchert állít ki, melyet megküldünk az utazónak. A voucheren szerepelnek az utazási iroda ügyfélszolgálatának elérhetőségei. Ez mellett szerepel még az adott szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódó ügyeleti telefonszám is, melyet a szolgáltatóval fennálló és nem orvosolható vita esetén lehet segítségül hívni.

   • Mikor érhető el az ügyfélszolgálat?

Az utazási irodák ügyfélszolgálati idejét a Keretmegállapodás írja elő, mely hétköznapokon 9:00 – 17:00 érhető el.
Az utazási irodák tartanak fenn ügyeleti telefonszámot is, melyet a vouchert tartalmazó emailben munkatársaink is feltüntetnek.
Egyes szolgáltatások esetén a voucheren szerepel még egy ügyeleti telefonszám, mely az adott szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódó nemzetközi ügyelet elérhetősége.

   • Mit tegyek, ha probléma, panasz merül fel az utazás során?

Minden problémát és panaszt annak felmerülése pillanatában az adott szolgáltatónak (pl. légitársaság, repülőtér, szálloda, transzfercég, vasúttársaság, stb) kell jelezni. Nagyon fontos, hogy készüljön jegyzőkönyv vagy írásos panasz, ahol a címzett is látható, és amennyiben lehetséges fotó is. Ezek a későbbi kártérítés alapjai, melyek hiányában utólag kártérítésre sajnos nincs lehetőség.
Amennyiben a szolgáltató nem oldja meg (esetleg elutasítja) a problémát, panaszt, akkor a voucheren szereplő ügyfélszolgálati telefonszámon kérjenek segítséget. Amennyiben az eset az ügyfélszolgálati időn (hétköznapokon 9:00 – 17:00) kívül történik, akkor a voucheren szereplő ügyeleti telefonszámon kérjenek segítséget. Az eset természete alapján a Konzuli Szolgálattól is kérhetnek segítséget, melynek érdekében mindenképpen javasoljuk, hogy az utazást megelőzően regisztrálják a külföldi a tartózkodásukat a Konzuli szolgálat honlapján.
Amennyiben olyan probléma merül fel, mely az utasbiztosítási kötvényben is szerepel fedezett kockázatként, akkor az utasbiztosítási kötvényben szereplő módon kell a biztosítótársaság felé jelezni az eseményt a lehető legrövidebb időn belül. A kárügyintézés tekintetében a biztosító általi iránymutatás a mérvadó.